जीडीपीआर के कानूनी लेखों में डेटा सुरक्षा अधिकारी (डीपीओ) की नियुक्ति, उसकी स्थिति और तीन अलग-अलग अनुभागों में उसके कार्यों का विस्तार से वर्णन किया गया है। सवाल उठता है कि किन परिस्थितियों में आपकी कंपनी के लिए डेटा सुरक्षा अधिकारी की नियुक्ति न केवल वैकल्पिक है बल्कि जीडीपीआर के तहत अनिवार्य भी है?
इस लेख में हम इस प्रश्न का उत्तर देते हैं और डेटा सुरक्षा अधिकारी की जिम्मेदारियों के बारे में विस्तार से बताते हैं और आंतरिक और बाह्य डेटा सुरक्षा अधिकारियों के बीच अंतर प्रस्तुत करते हैं।
डेटा सुरक्षा अधिकारी के क्या कार्य होते हैं?
जीडीपीआर डेटा सुरक्षा अधिकारी की भूमिकाएं और जिम्मेदारियां
डेटा सुरक्षा अधिकारी की भूमिका आपकी कंपनी और नियामकों के बीच एक सेतु के रूप में कार्य करना है। यह डेटा सुरक्षा प्रबंधन के लिए केंद्रीय है और जीडीपीआर और अन्य प्रासंगिक डेटा सुरक्षा कानूनों के अनुपालन की निगरानी करता है। एक डेटा सुरक्षा अधिकारी को आपकी कंपनी को किसी भी डेटा सुरक्षा चुनौतियों पर सलाह देने और निवारक उपायों को बढ़ावा देने में सक्षम होना चाहिए, उदाहरण के लिए अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षण देकर।
जीडीपीआर के अनुसार एक डेटा सुरक्षा अधिकारी को निम्नलिखित कार्य पूरे करने होंगे
- अनुपालन सुनिश्चित करना: सभी प्रासंगिक डेटा सुरक्षा कानूनों और विनियमों के अनुपालन की निगरानी करना।
- निगरानी प्रक्रियाएं: इसमें डेटा प्रोसेसिंग जोखिमों का आकलन करने के लिए डेटा सुरक्षा प्रभाव आकलन की निगरानी करना शामिल है।
- कर्मचारी प्रशिक्षण और जागरूकता: कर्मचारियों के बीच डेटा सुरक्षा ज्ञान को बढ़ावा देना।
- पर्यवेक्षी प्राधिकारियों के साथ सहयोग: डेटा सुरक्षा प्राधिकारियों के लिए संपर्क बिंदु के रूप में कार्य करना।
- पहुंच और सलाह: डेटा सुरक्षा मुद्दों को प्रभावी ढंग से संबोधित करने के लिए डीपीओ को हर समय पहुंच योग्य होना चाहिए।
- रिकॉर्ड रखना: संगठन की डेटा प्रोसेसिंग गतिविधियों का विस्तृत रिकॉर्ड बनाए रखना।
- हितों के टकराव से बचना: एक डीपीओ को हितों के टकराव से मुक्त होना चाहिए।
जीडीपीआर के अनुसार डेटा सुरक्षा अधिकारी की आवश्यकता किसे है?
प्रत्येक सार्वजनिक संगठन को एक डेटा सुरक्षा अधिकारी की आवश्यकता होती है, और निजी कंपनियों को एक डेटा सुरक्षा अधिकारी नियुक्त करना होगा यदि उनकी डेटा प्रोसेसिंग गतिविधियाँ कुछ मानदंडों को पूरा करती हैं। यदि आप पहले से ही जानते हैं कि आप व्यक्तिगत डेटा संसाधित कर रहे हैं, तो निम्नलिखित अनुभाग आपके लिए महत्वपूर्ण है क्योंकि ऐसे डेटा के प्रसंस्करण के लिए जीडीपीआर के तहत विशेष देखभाल और ध्यान की आवश्यकता होती है।
जीडीपीआर के तहत डेटा सुरक्षा अधिकारी की आवश्यकता कब होती है?
जीडीपीआर के तहत डीपीओ नियुक्त करने का दायित्व तब उत्पन्न होता है जब किसी कंपनी द्वारा व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण कुछ मानदंडों को पूरा करता है:
- कंपनी की मुख्य गतिविधि में ऐसी गतिविधियाँ करना शामिल है, जिनकी प्रकृति, दायरे और उद्देश्यों के कारण, डेटा विषयों की नियमित और व्यवस्थित गहन निगरानी की आवश्यकता होती है।
- मुख्य गतिविधियों में जीडीपीआर के अनुच्छेद 9 के तहत व्यक्तिगत डेटा की विशेष श्रेणियों का बड़े पैमाने पर प्रसंस्करण और जीडीपीआर के अनुच्छेद 10 के तहत आपराधिक सजा और अपराधों पर डेटा शामिल है।
इसके अलावा, जीडीपीआर को प्रत्येक सार्वजनिक प्राधिकरण या संगठन (उनकी न्यायिक गतिविधि में अदालतों को छोड़कर) के लिए एक डेटा सुरक्षा अधिकारी की नियुक्ति की आवश्यकता होती है।
आंतरिक या बाह्य डेटा सुरक्षा अधिकारी?
यह निर्णय लेना कि कोई आंतरिक या बाह्य डेटा सुरक्षा अधिकारी (डीपीओ) आपके संगठन के लिए बेहतर है या नहीं, दो कारकों पर निर्भर करता है: आपके संगठन की विशिष्ट आवश्यकताएं और आपके संसाधन। यदि संगठन में प्रासंगिक विशेषज्ञता पहले से मौजूद है तो एक आंतरिक डेटा सुरक्षा अधिकारी एक कुशल विकल्प हो सकता है, क्योंकि इस पद को संगठन के किसी कर्मचारी द्वारा लिया जा सकता है या कुशलतापूर्वक विकसित किया जा सकता है। दूसरी ओर, यदि डेटा सुरक्षा को लागू करने के लिए उच्च स्तर की विशेषज्ञता, निष्पक्षता और दक्षता की आवश्यकता होती है, तो बाहरी डेटा सुरक्षा अधिकारी को चुनना फायदेमंद हो सकता है। हमारा भागीदार, एक मान्यता प्राप्त बाहरी डीपीओ सेवा प्रदाता , इन मानदंडों को पूरा करने वाली पेशेवर सहायता प्रदान करता है।
नीचे हम दोनों विकल्पों के फायदे और नुकसान का सारांश देते हैं:
आंतरिक डेटा संरक्षण अधिकारी
लाभ
- कंपनी से परिचितता: आंतरिक डीपीओ कंपनी, उसकी प्रक्रियाओं और कर्मचारियों को बहुत अच्छी तरह से जानते हैं, जो दैनिक प्रक्रियाओं में डेटा सुरक्षा के गहन एकीकरण को सक्षम बनाता है।
- लागत: अक्सर सस्ता होता है क्योंकि किसी नए कर्मचारी को काम पर नहीं रखना पड़ता है और कोई बाहरी परामर्श लागत नहीं होती है।
नुकसान
- संसाधन और कार्य संघर्ष: डीपीओ के अतिरिक्त कार्य मौजूदा कार्यभार को प्रबंधित करना कठिन बना सकते हैं। किसी नए कर्मचारी को नियुक्त करने की आवश्यकता हो सकती है।
- बर्खास्तगी के खिलाफ सुरक्षा: बर्खास्तगी के खिलाफ सुरक्षा के संबंध में कानूनी विशिष्टताएं हैं जो कार्मिक निर्णयों को और अधिक कठिन बना सकती हैं।
बाह्य डेटा संरक्षण अधिकारी
लाभ
- विशिष्ट विशेषज्ञता: बाहरी डेटा सुरक्षा अधिकारी अक्सर अत्यधिक योग्य होते हैं और उन्हें डेटा सुरक्षा कानून में नवीनतम विकास के बारे में हमेशा सूचित किया जाता है।
- वस्तुनिष्ठता: अपनी बाहरी स्थिति के माध्यम से, डीपीओ कंपनी के भीतर डेटा सुरक्षा मुद्दों पर अधिक वस्तुनिष्ठ परिप्रेक्ष्य प्रदान कर सकते हैं।
- स्वीकृति: कार्य परिषदों और कर्मचारियों द्वारा बाहरी डेटा सुरक्षा अधिकारियों को अक्सर अधिक तटस्थ माना जाता है, जिससे सहयोग आसान हो सकता है।
नुकसान
- पहुंच: कर्मचारी प्रश्नों या मुद्दों के साथ बाहरी डीपीओ से संपर्क करने में झिझक सकते हैं।
आंतरिक या बाहरी डीपीओ की पसंद के बावजूद, डेटा सुरक्षा की अंतिम जिम्मेदारी कंपनी की है। इसलिए यह सलाह दी जाती है कि अपनी कंपनी के लिए इष्टतम समाधान सुरक्षित करने के लिए आंतरिक क्षमताओं और बाहरी विकल्पों दोनों का सावधानीपूर्वक मूल्यांकन करें।
निष्कर्ष
यह निर्णय लेना कि आपकी कंपनी के लिए किस प्रकार का डेटा सुरक्षा अधिकारी (आंतरिक या बाहरी) सर्वोत्तम है, आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं के गहन मूल्यांकन पर आधारित होना चाहिए।
अधिक जानकारी और पेशेवर सहायता के लिए, कृपया हमारे भागीदार, बाहरी डीपीओ सेवाओं के एक अनुभवी प्रदाता की वेबसाइट पर जाएँ। जीडीपीआर के अनुपालन में अपनी कंपनी को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और साथ ही डेटा सुरक्षा मानकों को अनुकूलित करने के लिए उनकी विशेषज्ञता का उपयोग करें।
